Trên thực tế cũng như trong các quy định pháp luật, con dấu là một phần không thể thiếu của Doanh nghiệp. Con dấu là một trong những yếu tố đại diện cho các văn bản do một doanh nghiệp khi ban hành. Bài viết sau đây sẽ làm rõ hơn về con dấu doanh nghiệp trong pháp luật hiện hành.
1. Quy định về số lượng, hình thức, quản lý con dấu
Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp”. Điều này được hiểu là Doanh nghiệp có quyền tự quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu thể hiện trong Quyết định về con dấu của doanh nghiệp hoặc Điều lệ bao gồm các nội dung:
- Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu;
- Số lượng con dấu;
- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Từ quy định trên có thể thấy:
Thứ nhất, doanh nghiệp có thể có hoặc không có con dấu (tự quyết định số lượng) Tuy nhiên, hiện nay chưa có sự thống nhất giữa các văn bản về vấn đề số lượng con dấu và thói quen sử dụng con dấu trên thực tế, do vậy doanh nghiệp vẫn nên sử dụng con dấu cho các giao dịch của mình;
Thứ hai, mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Nội dung con dấu phải đảm bảo có các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
Thứ ba, việc sử dụng, quản lý con dấu là do doanh nghiệp tự quy định.
2. Quy định về thông báo mẫu con dấu
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp quy định: “2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”
Điều này được hiểu là khi doanh nghiệp thành lập hoặc thay đổi các thông tin dẫn đến việc phải thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục thông báo mẫu dấu được thực hiện theo quy định về đăng ký kinh doanh.
Cụ thể, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo mẫu II.8 (đối với trường hợp thành lập mới) hoặc II.9 (đối với trường hợp thay đổi mẫu dấu) Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015 của bộ kế hoạch và đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp và nộp về cơ quan đăng ký kinh doanh.
3. Quy định đối với con dấu của Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2015
Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật doanh nghiệp quy định về vấn đề này như sau:
- Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp;
- Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp;
- Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
- Ngoài ra, trên thực tế Doanh nghiệp sử dụng dấu do cơ quan công an cấp khi tiến hành giải thể cũng phải thực hiện việc nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu nêu trên.
Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp”. Điều này được hiểu là Doanh nghiệp có quyền tự quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu thể hiện trong Quyết định về con dấu của doanh nghiệp hoặc Điều lệ bao gồm các nội dung:
- Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu;
- Số lượng con dấu;
- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Từ quy định trên có thể thấy:
Thứ nhất, doanh nghiệp có thể có hoặc không có con dấu (tự quyết định số lượng) Tuy nhiên, hiện nay chưa có sự thống nhất giữa các văn bản về vấn đề số lượng con dấu và thói quen sử dụng con dấu trên thực tế, do vậy doanh nghiệp vẫn nên sử dụng con dấu cho các giao dịch của mình;
Thứ hai, mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Nội dung con dấu phải đảm bảo có các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
Thứ ba, việc sử dụng, quản lý con dấu là do doanh nghiệp tự quy định.
2. Quy định về thông báo mẫu con dấu
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp quy định: “2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”
Điều này được hiểu là khi doanh nghiệp thành lập hoặc thay đổi các thông tin dẫn đến việc phải thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục thông báo mẫu dấu được thực hiện theo quy định về đăng ký kinh doanh.
Cụ thể, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo mẫu II.8 (đối với trường hợp thành lập mới) hoặc II.9 (đối với trường hợp thay đổi mẫu dấu) Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015 của bộ kế hoạch và đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp và nộp về cơ quan đăng ký kinh doanh.
3. Quy định đối với con dấu của Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2015
Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật doanh nghiệp quy định về vấn đề này như sau:
- Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp;
- Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp;
- Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
- Ngoài ra, trên thực tế Doanh nghiệp sử dụng dấu do cơ quan công an cấp khi tiến hành giải thể cũng phải thực hiện việc nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu nêu trên.
Đăng nhận xét